[時間管理術]時間の使い方で損する人と得する人

2019年11月8日

[時間管理術]時間の使い方で損する人と得する人

時間はどんな人にも平等に24時間。「時間管理がうまくいかず、いつも残業してしまう」「スケジュールに入れてるのに何故か間に合わない」など時間管理が苦手で悩んでいる人を多くみてきました。そして、その内の1人が私でもありました。

今回の記事では時間管理が何故うまく行かないのか?上手く行く人との違いを取り上げてます。

[時間管理術]時間の使い方で損する人と得する人

時間管理が下手な人の特徴

[時間管理術]時間の使い方で損する人と得する人

1本人は一生懸命なことが多い

ここが一番難しいポイントだと思います。時間管理が下手な人は、本気で頑張っていることが多く、いっぱいいっぱいな状況にあるため余裕がなく、こちらからの意見やアドバイスも聞き入れてくれないことがあります。

そのため客観的に何が原因で、時間的余裕がなくなっているのかを把握する必要があります。

2「忙しい」が口癖;スケジュールに追われている

「今週は運動会があるから忙しいのよ」と今週の一時的な時間に行われるスケジュールに頭がいっぱいになっている方をお見かけします。スケジュール帳でもいいですし、アプリでも構わないので、「いつ?」「どのぐらい掛かるのか?」のかを把握しましょう。

3行動が無計画

「このタスクが出来るようになるには、このタスクを先にしておく」など優先順位を決めていないことが多くあります。

優先順位を決めていないため、急な変更等には対応できず作業に掛かる時間を把握していないため

「まだ余裕!ギリギリで挽回すればいいや」といった楽観的思考の人や、「この作業ならこのぐらいで終わるから、もっと入れてしまおう」と無理なスケジュールを組んでいる人もいます。

4大事なことを後回にしがち

重要なこと、緊急なこと、緊急で重要なこと、緊急でも重要でもないことの区別が出来ていないです。

 優先順位は

  1緊急で重要なこと

  2緊急なこと

  3重要なこと

  4緊急でも重要でもないこと

になります。この中で重要なことは緊急性はないため、時間に追われていないため、ついつい後回しにしてしまいます。

そのため、時間的に余裕があった課題だとしても、期限が迫り、緊急で重要なことに変わってしまうのです。

5整理整頓が苦手

良く言われることですが、デスク周りが煩雑になっている方は時間効率を下げてしまっています。デスク上に必要な書類があり、いざ使用する場面で見つからない。なんてことや、PC内のフォルダーが整理できておらず、「あのファイルどこにいったかな?」など探すことに時間を割いてしまうのです。

時間管理に必要なスキル8選

[時間管理術]時間の使い方で損する人と得する人

1必要なこと、やらなければならないことを全て書く

必要に応じてその中でやらなくていいことも見つけてしまいましょう。不必要なことまでやることに入れてしまうことがあります。徐々に不必要なことを見つける能力を身につけましょう。

2優先順位を決める

上記に記載しましたが、優先順位に従って書いていきます。分野毎に分けて大まかに決めていきましょう。

3それぞれのタスクに期限を決める

期限を決めることでペース配分が見えてきます。また、自分の苦手なところにどれぐらいの時間が必要なのかをわかることで、各タスクに細分化した時間配分を決められます。

4ルーチンワークはシステム化する

毎度同じことは、少しでも手順を減らすなどして、時間効率を図りましょう。毎度同じ報告書などはテンプレがあるように、作業のテンプレを作ると楽になります。

5休息を意識的に取る

休憩は時間的ロスだと思いがちですが、人間の集中力はだいたい人が60分~90分と言われております。そのため、それ以上を課すことで徐々に作業効率が低下し、結果的に計画通りに時間管理を行うことができないことがあります。

5分でも休憩をとることで作業効率が変わります。意識的に取るようにしましょう。

6時間帯、曜日帯での自分のパフォーマンスの違いを知る

あまり知られていなのですが、人には時間帯、曜日帯でパフォーマンスが変わります。例えば、日毎であれば、起床から4時間後に特に脳の機能が活性化されています。

土日にリフレッシュしているので、月曜日にエネルギーに満ちているなどや、木曜日は週末まで後1日あるから一番辛いなど、人それぞれのライフスタイルによって曜日毎のエネルギー量も変わってきます。エネルギー量が高い日にクリエイティブなことをしたり、週末は情報交換のミーティングなど、曜日毎にやることを変えることも時間管理には大切なことです。

7朝一はメールを見ない

朝は脳が一番活性化している時間です。メールチェックなどに時間を割いていると、脳のゴールデンタイムが減っていき、クリエイティブなことに腦の力を避けなくなります。メールチェックなどは空き時間に済ませましょう。

8頼めることは頼む

時間管理が下手な人は、全部自分でやろうとしてしまいます。あなた以外でも同じ結果が出せることであれば、誰かにお願いしてみるのも手です。例えば、コピーやFAX。その後にはしっかりと感謝を伝えましょう。

まとめ

如何だったでしょうか?時間管理が上手くなるために、先ずはやることを書き出すことから初めてみては如何でしょうか?最大のパフーマンスを起こすためにはコツが必要です。システムを作ることで、効率的にやれることや、人を使えることもあるのです。

明日から是非使ってみてください!きっと今まで以上のことが出来るようになりますよ。

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